Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

3.1. Los datos personales de los representantes legales, administradores, empleados y Usuarios de las empresas que contraten el Servicio de SoftGen en calidad de Clientes (en adelante, "Usuarios de la Plataforma").

3.2. Los datos personales de visitantes del sitio web y personas naturales que contacten a SoftGen a través de sus canales de comunicación.

3.3. Los datos personales que los Clientes de SoftGen ingresen en la Plataforma en calidad de Responsables del Tratamiento — tales como datos de sus propios clientes finales, técnicos y terceros — respecto de los cuales SoftGen actúa como Encargado del Tratamiento, conforme a lo establecido en la Sección 12 de esta Política.

4.1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

4.2. Dato sensible: Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, datos biométricos.

4.3. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

4.4. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos personales.

4.5. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

4.6. Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transferencia y transmisión.

4.7. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento.

4.8. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

4.9. Habeas Data: Derecho del Titular a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que sobre él repose en bases de datos.

4.10. Plataforma: El sistema de software SaaS SoftGen descrito en los Términos y Condiciones.

5.1. Legalidad: El tratamiento se realiza conforme al ordenamiento jurídico vigente.

5.2. Finalidad: El tratamiento obedece a finalidades legítimas, informadas al Titular al momento de la recolección.

5.3. Libertad: El tratamiento solo se realiza con la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo mandato legal o judicial.

5.4. Veracidad o calidad: Los datos tratados son veraces, completos, exactos, actualizados y comprobables. SoftGen adoptará medidas razonables para mantener la exactitud de los datos que están bajo su gestión directa.

5.5. Transparencia: SoftGen garantiza al Titular su derecho a obtener información sobre los datos que le conciernen.

5.6. Acceso y circulación restringida: Los datos personales solo serán puestos en conocimiento del Titular y las personas autorizadas.

5.7. Seguridad: SoftGen implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdida, alteración o destrucción.

5.8. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a guardar reserva sobre los datos personales, incluso después de finalizada su relación con SoftGen.

7.1. Gestionar el registro, autenticación y administración de la Cuenta del Cliente y sus Usuarios.

7.2. Prestar el Servicio contratado conforme a los Términos y Condiciones.

7.3. Procesar y gestionar el cobro de la suscripción y emitir los documentos de facturación correspondientes.

7.4. Brindar soporte técnico y atender solicitudes, quejas y reclamos.

7.5. Enviar comunicaciones operativas relacionadas con el Servicio: notificaciones de cambios en la Plataforma, actualizaciones de seguridad, modificaciones a los Términos y Condiciones o a la presente Política, alertas de vencimiento de suscripción.

7.6. Mantener registros de auditoría de las acciones realizadas en la Plataforma para fines de seguridad y trazabilidad.

7.7. Cumplir con obligaciones legales, reglamentarias y tributarias aplicables a SoftGen.

7.8. Detectar, prevenir e investigar actividades fraudulentas, accesos no autorizados o usos contrarios a los Términos y Condiciones.

7.9. Mejorar la Plataforma mediante el análisis estadístico y agregado del uso de sus funcionalidades, utilizando datos anonimizados o seudonimizados que no permitan identificar al Titular.

7.10. Enviar comunicaciones comerciales sobre nuevas funcionalidades, planes disponibles u otros servicios de SoftGen, únicamente cuando el Titular haya otorgado Autorización expresa para ello. Esta finalidad puede ser revocada en cualquier momento conforme a la Sección 10.

8.1. SoftGen recopila la Autorización del Titular de manera previa, expresa e informada a través de:

• a) La marcación de la casilla de aceptación de la presente Política durante el proceso de registro en la Plataforma.
• b) La firma de contratos o documentos que incluyan cláusulas de autorización para el tratamiento de datos personales.
• c) Cualquier acto inequívoco del Titular que permita concluir de forma razonable que otorgó su Autorización.

8.2. La Autorización para las finalidades descritas en los numerales 7.1 a 7.9 es condición necesaria para la prestación del Servicio. La negativa a otorgar dicha Autorización imposibilitará el acceso a la Plataforma.

8.3. La Autorización para la finalidad descrita en el numeral 7.10 (comunicaciones comerciales) es voluntaria y no condiciona el acceso al Servicio.

SoftGen no recopila datos sensibles de sus Clientes o Usuarios de la Plataforma de forma deliberada o sistemática. En el evento en que, en el contexto de un proceso de soporte técnico u otro, el Titular comparta datos de carácter sensible, SoftGen limitará su uso estrictamente a la atención de la solicitud específica y adoptará medidas de protección reforzadas sobre dicha información.

Los Clientes que, en ejercicio de su actividad empresarial, carguen datos sensibles de terceros en la Plataforma son los únicos Responsables del cumplimiento de los requisitos especiales de Autorización exigidos por el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 para el tratamiento de esta categoría de datos.

10.1. Derecho de acceso: Conocer los datos personales que SoftGen trata sobre el Titular, así como la información relativa a las condiciones y generalidades del tratamiento.

10.2. Derecho de actualización y rectificación: Solicitar la corrección de datos personales inexactos, desactualizados, incompletos o que induzcan a error.

10.3. Derecho de supresión: Solicitar la eliminación de los datos personales cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías de la Ley 1581 de 2012, o cuando hayan dejado de ser necesarios para la finalidad que motivó su recolección. La supresión no procederá cuando exista obligación legal de conservar los datos.

10.4. Derecho de revocación de la Autorización: Revocar en cualquier momento la Autorización otorgada para el tratamiento, en los términos y con los efectos previstos en la ley. La revocación de la Autorización para las finalidades esenciales del Servicio (numerales 7.1 a 7.9) implicará la imposibilidad de continuar prestando el Servicio.

10.5. Derecho de queja: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normativa de protección de datos personales.

10.6. Derecho de portabilidad: Solicitar que los datos personales sean entregados al Titular o transmitidos a otro responsable del tratamiento, en la medida en que técnicamente sea posible y no contravenga obligaciones legales de SoftGen.

10.7. Derecho de oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos personales para la finalidad descrita en el numeral 7.10 (comunicaciones comerciales).

11.1. Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercer los derechos mencionados en la Sección 10 mediante solicitud escrita dirigida a SoftGen a través de:

• Correo electrónico: softgenn@gmail.com
• Dirección física: Bogotá, Colombia.

11.2. Contenido de la solicitud. La solicitud deberá incluir: (i) nombre completo e identificación del Titular; (ii) descripción clara y precisa del derecho que desea ejercer; (iii) documentos o información que sustenten la solicitud; (iv) datos de contacto para la respuesta.

11.3. Consultas. Las consultas sobre datos personales serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recepción. Cuando no sea posible atender la consulta en dicho plazo, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.

11.4. Reclamos. Los reclamos de rectificación, actualización, supresión o revocación serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde la fecha de recepción. Cuando no sea posible atender el reclamo en dicho plazo, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes. Mientras el reclamo se encuentre en trámite, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite".

11.5. Si la solicitud resulta incompleta, SoftGen requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el Titular presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

12.1. Respecto de los datos personales que los Clientes de SoftGen ingresen en la Plataforma en el desarrollo de su actividad empresarial —incluyendo datos de sus propios clientes finales, personal técnico, firmantes de documentos u otros terceros— SoftGen actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento, en los términos del artículo 3, literal d) de la Ley 1581 de 2012.

12.2. En su calidad de Encargado, SoftGen:

• a) Tratará dichos datos únicamente para la prestación del Servicio contratado y conforme a las instrucciones del Cliente como Responsable.
• b) No realizará tratamientos adicionales de dichos datos para finalidades propias o distintas a las del Servicio, salvo mandato legal o judicial.
• c) Implementará las medidas técnicas y organizativas razonables para proteger dichos datos.
• d) Guardará confidencialidad sobre dichos datos y los hará guardar a su personal.
• e) Asistirá al Cliente, en la medida de lo posible, en el cumplimiento de sus obligaciones como Responsable, incluyendo la atención de derechos de los titulares de dichos datos.
• f) Notificará al Cliente, en un plazo razonable, cualquier incidente de seguridad que afecte los datos personales bajo su custodia.

12.3. El Cliente, como Responsable del Tratamiento de los datos de terceros que carga en la Plataforma, declara y garantiza haber obtenido las autorizaciones exigidas por la Ley 1581 de 2012 de los respectivos Titulares, y asume exclusiva e íntegramente la responsabilidad derivada del incumplimiento de dicha obligación frente a los Titulares y frente a la Superintendencia de Industria y Comercio.

13.1. Los datos personales tratados por SoftGen podrán ser transmitidos a proveedores de servicios tecnológicos que actúan como sub-encargados en la operación de la Plataforma, incluyendo proveedores de infraestructura en la nube, servicios de correo electrónico transaccional y procesadores de pago.

13.2. SoftGen exige a dichos sub-encargados el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las establecidas en la presente Política y en la normativa colombiana aplicable.

13.3. En los eventos en que dichos proveedores procesen datos personales fuera del territorio colombiano, SoftGen adoptará las medidas contractuales pertinentes para garantizar un nivel adecuado de protección de los datos, conforme a los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012.

13.4. SoftGen no vende, cede ni comercializa datos personales de sus Clientes o Usuarios a terceros con fines distintos a los establecidos en la presente Política.

14.1. SoftGen implementa medidas técnicas, administrativas y físicas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción, incluyendo:

• a) Cifrado de contraseñas mediante algoritmos de hashing seguros.
• b) Conexiones cifradas mediante protocolos HTTPS/TLS para la transmisión de datos.
• c) Control de acceso por roles, que restringe el acceso a los datos según las funciones de cada Usuario.
• d) Registro de auditoría de accesos y acciones realizadas en la Plataforma.
• e) Procedimientos de respaldo periódico de la información.

14.2. Las medidas de seguridad descritas representan esfuerzos razonables del estado actual de la tecnología. SoftGen no garantiza la invulnerabilidad absoluta de sus sistemas ni la imposibilidad de que terceros accedan ilícitamente a los datos. En caso de que ocurra un incidente de seguridad que afecte datos personales, SoftGen notificará al Cliente o al Titular afectado en un plazo razonable y adoptará las medidas correctivas pertinentes.

15.1. SoftGen conservará los datos personales de los Clientes y Usuarios de la Plataforma durante la vigencia del contrato de suscripción y por el período adicional que resulte necesario para:

• a) Cumplir con las obligaciones tributarias, contables y legales aplicables.
• b) Resolver disputas o reclamaciones pendientes.
• c) Hacer cumplir los Términos y Condiciones.

15.2. Con carácter general, SoftGen conservará los datos de facturación y contractuales por un período mínimo de cinco (5) años contados desde la terminación del contrato, conforme a las exigencias del Código de Comercio y la normativa tributaria colombiana.

15.3. Los registros de auditoría y logs de acceso se conservarán por un período de dos (2) años, salvo que su conservación por un período mayor sea requerida por autoridad competente.

15.4. Los Datos del Cliente ingresados en la Plataforma serán eliminados conforme al procedimiento establecido en los Términos y Condiciones, una vez vencido el plazo de exportación posterior a la terminación del contrato.

16.1. La Plataforma SoftGen puede utilizar cookies y tecnologías similares para garantizar el funcionamiento técnico de la sesión de usuario, mantener las preferencias de navegación y recopilar información estadística de uso de forma agregada.

16.2. Las cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la Plataforma (cookies de sesión y autenticación) no requieren Autorización separada, al ser esenciales para la prestación del Servicio.

16.3. El uso de cookies analíticas o de seguimiento de comportamiento, en caso de implementarse, será informado al usuario a través del mecanismo de gestión de cookies disponible en la Plataforma, donde el Titular podrá gestionar sus preferencias.

18.1. SoftGen se reserva el derecho de modificar, actualizar o sustituir la presente Política de Privacidad en cualquier momento, a su exclusivo criterio, con el fin de adaptarla a cambios normativos, jurisprudenciales, tecnológicos u operativos.

18.2. Toda modificación será comunicada al Titular mediante publicación en la Plataforma, al correo electrónico registrado, o a través de aviso destacado en la interfaz de la Plataforma, con indicación de la fecha de entrada en vigencia de la nueva versión.

18.3. Si el Titular continúa usando la Plataforma con posterioridad a la entrada en vigor de las modificaciones, se entenderá que acepta la nueva versión de la Política. Si el Titular no acepta las modificaciones, deberá cesar el uso de la Plataforma y ejercer los derechos que le asisten conforme a la Sección 10.

El Titular tiene derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en calidad de autoridad de protección de datos personales en Colombia, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SoftGen sin obtener respuesta satisfactoria, o cuando considere que SoftGen ha incurrido en una infracción a la normativa de protección de datos personales.

La SIC puede ser contactada a través de su sitio web oficial: www.sic.gov.co